Logiciel de gestion GPL pour distributeurs nationaux et internationaux
GBS est le logiciel de gestion GPL conçu spécifiquement pour les distributeurs de propane et de GPL — pas un ERP généraliste adapté après coup au métier du gaz. Des commandes d’achat au stock, en passant par le service client, la facturation et la gestion des citernes, GBS pilote l’ensemble du cycle commercial et technique d’un distributeur GPL dans un seul système intégré, dans chacun des pays où vous opérez.
La plateforme s’articule autour de quatre modules : GBS (l’ERP central), CSCWeb (le portail self-service pour vos clients), GBSNav (l’application mobile pour les chauffeurs et techniciens terrain), et eCS (le service client électronique). Ensemble, ils couvrent le quotidien d’un distributeur GPL, du dépôt jusqu’au camion de livraison, jusqu’au compteur du client.
Le détail de chaque module suit ci-dessous.
GESTION DES ACHATS
- Contrats fournisseurs et gestion des tarifs
- Gestion des demandes d’achats et des commandes d’achats par processus
- Gestion des réceptions et reliquats
Avec GBS, la gestion des commandes d’achat est directement intégrée aux données de l’ERP. Contrats fournisseurs, accords tarifaires et demandes d’achat transitent tous par le même système qui pilote votre stock, une commande d’achat n’est donc pas un document isolé, elle est reliée dès sa création au dépôt qu’elle va réapprovisionner.
Les réceptions de marchandises mettent à jour les niveaux de stock automatiquement, et chaque mouvement est valorisé et transféré à votre comptabilité en temps réel. Il n’y a pas d’étape de rapprochement séparée entre ce qui est physiquement arrivé au dépôt et ce que disent vos comptes, GBS garde les deux synchronisés au moment même de la transaction, ce qui compte quand vous gérez des dizaines de contrats fournisseurs dans plusieurs pays et plusieurs devises.
C’est la même logique qui se poursuit dans la gestion des stocks, décrite ci-dessous.
GESTION DES STOCKS
- Mouvements de produits et suivi
- Inventaires de stock et rapports
- Reconciliation et cloture mensuelle
- Gestion des clients « large » directs.
- Facturation manuelle pour produits et accessoires
- Gestion des dépôts et sphères
La gestion des stocks dans GBS ne se limite pas à compter le produit dans un dépôt. Elle suit chaque mouvement de gaz vrac et conditionné. De la réception à la livraison, les grands comptes en direct et ceux sur un circuit distinct sont conservés au sein de GBS
Parce que la distribution de GPL fonctionne par citernes et par dépôts plutôt que par un entrepôt unique, GBS gère le stock par dépôt et par contenant. C’est cette distinction qui permet à la clôture mensuelle de se faire proprement plutôt que de se transformer en exercice manuel sous tableur, un point de blocage fréquent quand un distributeur essaie de faire tourner du stock de gaz dans un ERP conçu pour de la marchandise de détail plutôt que pour un produit mesuré, sensible à la température, déplacé entre citernes.
CUSTOMER SERVICE CENTER
- Prospets et clients gestion des données
- Gestion des commandes (Vrac et bouteilles)
- Compte client
- Historique des transactions
- Gestion des messages clients, relances, plaintes…
- Outlook integration
- Contrôle de lignes de crédit
- Gestion total du Stop Gaz (Financier, Matériel, Sécurité…)
Le Centre de Service Client, c’est l’endroit où votre équipe gère la relation, pas seulement la transaction : données prospects et clients, historique de commandes vrac et conditionné, soldes de comptes et contrôle du crédit vivent tous au même endroit, avec une intégration Outlook pour que la correspondance email ne reste pas dans un silo séparé.
Le suivi jusqu’à l’arrêt des livraisons, pour impayé, fin de contrat, ou changement de fournisseur est intégré au même flux que la prise de commande. C’est un point spécifique au métier du GPL : jusqu’à 97 % des petites citernes de vrac appartiennent au distributeur, pas au client, sur un marché comme la France, dans le cadre de contrats de fourniture exclusive qui courent typiquement de 3 à 9 ans. Un système de service client pour ce métier doit gérer cet actif et ce contrat, pas seulement la facture.
VRAC ET BOUTEILLES, COMMENT et QUOI
- Prospects / fichers clients
- Gestion des contrats Client
- Consommation et prévision de commandes
- Génération de commandes systèmatiques et automatiques
- Livraisons Vrac
- Facturaton manuelle
- Paiements client
- Wholesales
- Commission des revendeurs
- Gestion des prescripteurs
- Facturation du gaz canalisé (compteurs individuels, citerne collective)
C’est le module qui relie la planification commerciale à la livraison physique. La prévision de consommation déclenche la génération automatique de commandes, pour qu’un client vrac récurrent n’ait pas besoin d’un coup de fil pour faire recharger sa citerne avant qu’elle ne soit vide. La facturation planifiée et le paiement à la livraison sont gérés dans le même flux que la livraison elle-même, que la vente soit en vrac, en conditionné, ou facturée au compteur sur consommation réelle.
Les accords de fourniture en gros, contrats et facturation pour les clients qui achètent en volume plutôt que par livraison individuelle passent par le même moteur, de sorte qu’un distributeur avec un portefeuille mixte de comptes détail, gros et compteur ne jongle pas entre des systèmes séparés pour chacun.
FACTURATION DES TIERS
- Facturation des tiers – ingénieurs/ installation / réparations
- Gestion des commissions agents
- Préfacturation et validation factures manuelles
- Facturation des opérations de contrôle et de maintenance
La facturation tiers couvre le travail qui entoure une livraison sans en être une elle-même : interventions techniciens, travaux d’installation et de réparation, opérations de maintenance, et commissions dues aux agents vrac et conditionné. GBS gère aussi bien les cas automatiques que ceux qui nécessitent une ligne manuelle, une réparation facturée à un forfait fixe à côté d’une autre chiffrée sur place, par exemple sans avoir besoin d’un outil de facturation séparé, ajouté après coup.
Conçu pour le GPL, pas un ERP généraliste adapté
La plupart des ERP sont conçus pour la vente générique de marchandise. La distribution de GPL, ce n’est pas ça : c’est un produit vendu au poids mais mesuré en litres corrigés en température, livré dans une citerne que le distributeur possède le plus souvent encore, sous un contrat de fourniture exclusive pluriannuel, avec une consigne de bouteille qui figure comme une dette au bilan. Rien de tout cela n’est un paramétrage dans un ERP standard — c’est un autre modèle de données.
C’est l’écart dans lequel tombent les distributeurs qui essaient de faire fonctionner un système généraliste pour le GPL : la propriété des citernes et leur calendrier d’inspection, les consignes et retours de bouteilles, la planification des tournées, et la conversion de quantités finissent par être achetés séparément, auprès de fournisseurs séparés, et intégrés après coup. Le rapport 2026 de Panorama Consulting sur les projets ERP — basé sur 170 déploiements ERP dans le monde — a identifié la première cause de dépassement budgétaire des projets ERP : exactement ce cas de figure, le besoin imprévu de technologie supplémentaire une fois le projet lancé.
GBS part du métier du GPL lui-même : achats, stock, service client, livraison et facturation partagent donc déjà le même modèle de données — la citerne, la bouteille, le contrat et la livraison sont des objets de premier rang dans le système, pas de la paperasse ajoutée par-dessus.
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Un seul système, dans chaque pays où vous êtes présent
GBS est déployé dans 17 pays depuis 200, la relation avec le client historique se poursuit depuis plus de deux décennies, à travers un changement de groupe propriétaire, sans changement de système. Au quotidien, GBS pilote les livraisons d’environ 50 000 bouteilles de GPL par jour sur ce périmètre.
Faire fonctionner l’activité d’un distributeur dans plusieurs pays, ça demande plus que de la traduction : des devises différentes, des calendriers réglementaires d’inspection des citernes différents, des règles de facturation différentes. GBS est conçu pour fonctionner comme un seul système à travers ces variations, plutôt que comme des instances nationales séparées qu’il faut synchroniser à la main.
ICEB, l’éditeur de GBS, est spécialisé dans le logiciel pour le GPL depuis 2000 et détient la certification ISO 27001. Le code source est mis en séquestre chez un tiers de confiance, avec des conditions de libération favorables au client, une garantie de continuité qui compte quand on évalue un éditeur spécialisé plus petit face à un généraliste de grande taille.
Questions fréquentes
Oui. GBS est déployé dans 17 pays depuis 2000, et conçu pour fonctionner comme un seul système à travers différentes devises et environnements réglementaires plutôt que comme des installations nationales séparées.
La propriété des citernes et leur calendrier d’inspection, les consignes et retours de bouteilles, la planification des tournées de livraison, et la conversion de quantités corrigée en température sont natifs dans GBS. Dans un ERP généraliste, chacun de ces points est en général un outil séparé, acheté et intégré après coup.
Aux distributeurs de GPL et de gaz en vrac, qu’ils gèrent la bouteille, le vrac, ou les deux, de la commande d’achat et du stock jusqu’au service client, la planification des livraisons et la facturation.
Demandez une démonstration et nous parcourrons ensemble les modules pertinents pour votre activité, vrac, conditionné, ou les deux.